領収書のデータ化を、税理士に丸投げするのをやめました。

結果として、月々の経費が3万円下がりました。 処理にかかる時間も、体感で3時間ほどかかっていたものが15分程度になっています。

うちはタレント事務所を11年やっていて、社員3人で所属80名を回しています。人を増やせないので実務をAIに寄せていますが、その中でこれはいちばん分かりやすく効いた1件でした。

何にお金を払っていたのか

以前は、領収書を封筒にまとめて税理士に送っていました。そこでデータ化してもらい、記帳まで進める形です。

これ自体は珍しくない運用だと思います。楽ですし、間違いも少ない。

ただ、よく考えると払っていたのは「入力する作業」に対してでした。 税務の判断や申告そのものではありません。

• 判断が必要な部分 → 税理士に頼む価値がある
• 紙を見て数字を入れる作業 → ここに毎月お金を払い続けていた

自動化を考え始めたとき、最初に見たのはこの切り分けでした。

社内でデータ化する形に変えた

やったことは単純で、領収書をスキャンして、データ化する部分を社内に持ってきただけです。

税理士との契約自体は続けています。丸ごと切ったわけではありません。 判断が必要な部分は今も頼んでいます。切り出したのは作業の部分だけです。

結果として、月々の経費が3万円下がりました。 年間だと36万円です。社員3人の会社にとって、この差は小さくありません。

処理時間も、体感では3時間が15分ほどになりました。正確に計測したわけではないので体感の数字ですが、月末の作業が明らかに早く終わるようになりました。

消えなかった作業がひとつある

ここが正直なところで、完全には自動化できていません。

残ったのは、領収書をきれいにスキャンする作業です。

• 同じ横幅のものを集める
• 向きを揃える
• 読み取れる状態にして通す

この準備が、地味に手間です。 自動化したのはスキャン後の処理であって、スキャンに載せるまでの物理的な作業は人がやっています。

だから社内ルールを2つ禁止にした

スキャンの手間を減らすために、禁止事項を決めました。

• ホチキス留めの禁止
• 台紙への貼り付けの禁止

以前は、領収書をまとめて留めたり、紙に貼って提出することがありました。人が見るには親切なやり方です。ですが、スキャンする側からすると、外す作業が丸ごと増えます。

留めたり貼ったりする5秒が、後工程で何倍にもなって返ってきます。

これは自動化の話というより、手前の運用を変えた話です。 ツールを工夫するより、そもそも面倒な状態を作らない方が早い。ここは仕組みではなくルールで解決しました。

分かったこと：自動化しやすい業務の条件

この件でうまくいった理由を振り返ると、条件が揃っていました。

条件	領収書の場合
毎月必ず発生する	必ず発生する
判断がほとんど要らない	書いてある数字を読むだけ
外注していた費用が明確	月3万円と分かっていた
やめても業務が止まらない	失敗しても税理士に戻せる

特に効いたのは、外注費が金額で見えていたことです。効果を「時間が減った気がする」ではなく「月3万円減った」と言えるので、続ける判断がすぐできました。

逆に言うと、社内でやっている作業の自動化は、効果が見えにくいです。時間が減っても、その時間で別のことをしているので、数字に出てきません。

いま詰まっているのは別のところ

領収書がうまくいったので、同じ調子で請求・支払い管理も自動化しようとしています。そちらは詰まっています。

理由は、扱っているデータの形が違うからです。領収書は「書いてある数字を読む」だけでしたが、請求管理は人が見やすいように作った表がすでにあって、それが自動化の土台にならない。

その話は自動化できる表と、できない表の違いに書きました。うまくいった例と詰まった例を並べると、何が違うのかが見えてきます。

まとめ

• 領収書のデータ化を外注から社内に移して、月3万円・年36万円の経費が減った
• 処理時間は体感で3時間 → 15分
• 完全には消えていない。 きれいにスキャンする作業は人に残った
• ホチキス留めと台紙への貼り付けを禁止にした。手前の運用を変える方が早い場合がある
• 自動化しやすいのは、毎月発生し／判断が要らず／外注費が金額で見えている業務

税理士との契約は続けています。やめたのは丸投げであって、依頼そのものではありません。 判断が必要なところは、今も頼んでいます。